Risicomanagement

We brengen risico’s in beeld, komen met passende maatregelen en zorgen ervoor dat onze basisprocessen op orde zijn. Hierdoor kunnen we onze reizigers een betrouwbare service bieden, gekoppeld aan een voorspelbaar resultaat van onze gestelde doelen.

Risicomanagement hoort bij de reguliere bedrijfsvoering van GVB. De directie is eindverantwoordelijk voor een effectieve risicobeheersing. Risicomanagement geeft inzicht in de strategische, operationele, financiële en compliance-risico’s van GVB. Dit versterkt de basis voor besluitvorming en de uitvoering van de operatie. Het risicoprofiel en de belangrijkste risico’s worden periodiek besproken met de raad van commissarissen (rvc). Dit is ook in 2019 gebeurd. Het verantwoordelijk management treft beheersmaatregelen om de onderkende risico’s te mitigeren. De beheersing van de belangrijkste risico’s en het resulterende risicoprofiel worden periodiek gerapporteerd aan de rvc.

Het risicomanagement en het interne beheerssysteem van GVB zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

De interne beheersystemen zijn gebaseerd op een resultaatgerichte processturing met controls om de grootste risico’s in de processen te beheersen. Cyclische beoordeling van de werking van deze controls leidt tot verbetering van de processen. Hiermee verankert GVB het risicomanagement in de uitvoering van de bedrijfsprocessen.

Het risicomanagementsysteem heeft drie fundamenten: het risicobeleid, de governancestructuur en het risicoproces.

Figuur 1 Risicomanagementsysteem GVB

Risicobeleid

Het risicobeleid van GVB is gericht op het creëren van een transparante besluitvorming waarbij we de risico’s in de operatie in acht nemen en beheersen, passend en aansluitend bij de cultuur van GVB. Binnen het beleid heeft GVB een risicomatrix opgesteld om de omvang van risico’s in te schatten in termen van kans en effect. Op basis hiervan bepalen we de noodzaak en urgentie om maatregelen te treffen op het risico. Alle risico’s tezamen, met hun actuele kans en effect, bepalen het risicoprofiel van GVB. Dit risicoprofiel moet door besluitvorming en uitvoering van maatregelen binnen gestelde grenzen blijven: de vastgestelde risicobereidheid.

Governancestructuur

Binnen GVB is de lijnorganisatie verantwoordelijk voor het managen van risico’s. De risicomanager en de directie stellen het risicobeleid op voor GVB. De directie weegt bij besluitvorming over zaken de omvang van de risico’s mee en bepaalt of GVB deze (in hun totaliteit) kan dragen. De uitvoerende organisaties treffen maatregelen op risicovolle situaties (zowel binnen processen als projecten) en verkleinen daarmee de impact van de actuele risico’s. De risicomanager ondersteunt hierbij zowel de directie als het lijnmanagement.

Op basis van dit beleid rapporteren de afdelingen hun risico’s in de kwartaalrapportages. De directie bepaalt jaarlijks de strategische risico’s van GVB. Ook worden externe risico’s in kaart gebracht (zoals wijzigende wetgeving of beleid). De risicomanager consolideert het totaal van al deze risico’s periodiek tot een integrale risicorapportage. Onderdeel hiervan is de toets of het risicoprofiel past binnen de risicobereidheid. Deze risicorapportage wordt besproken met de Auditcommissie van de rvc.

Proces

De afdelingen identificeren met behulp van de GVB-risicomatrix ten minste twee keer per jaar hun risico’s en stellen beheersmaatregelen vast. De uit te voeren beheersmaatregelen worden opgenomen in de jaarplannen. Langs deze weg stellen we budget en planning vast, zodat de uitvoering is geborgd. De risicomanager ondersteunt de afdelingen en coacht ze.

Alle voorstellen voor investeringen groter dan € 200.000 bespreekt de risicomanager met projectleider en business owner. Bespreekpunten zijn een toets op de volledigheid van de risico-inschatting en de robuustheid van maatregelen. Het doel is een beter voorspelbaar projectresultaat.

Risicobereidheid

De risicobereidheid staat aan de basis van de risicomatrix van GVB. Het komende decennium heeft GVB te maken met een aantal grote veranderingen. De Noord/Zuidlijn is inmiddels geïntegreerd, maar andere systeemsprongen zijn onderweg. De groei van stad en regio leidt tot grote vervoerskundige aanpassingen, en de stad zelf wil autoluw worden. GVB beweegt mee. Dit schept kansen.

Maar elke kans gaat gepaard met nieuwe risico’s, die door de schaalgrootte van de projecten groot kunnen zijn. Deze dynamiek geeft GVB gedurende meerdere jaren een verhoogd risicoprofiel. De belangrijkste beheersmaatregelen zijn een vroegtijdige inrichting van projectteams voor beheersing van raakvlakken met externe projecten, het voorbereiden van de operatie en de tijdige inbedding van systeemsprongen in de staande organisatie.

Actuele gebeurtenissen: corona-uitbraak 2020

In maart 2020 heeft zich in Nederland (en wereldwijd) een pandemie gemanifesteerd in de vorm van de uitbraak van het coronavirus (COVID-19). Deze uitbraak heeft een grote impact op de Nederlandse samenleving en het gebruik van het openbaar vervoer in Nederland. GVB merkt de gevolgen hiervan met name als gevolg van dalende reizigersaantallen (86% minder dan vergelijkbare periode 2019) en als gevolg hiervan dalende reizigersopbrengsten, en kan ook impact hebben op de veiligheid van ons personeel. De directie van GVB Holding NV heeft een aantal maatregelen genomen, die passen bij de landelijk afgekondigde maatregelen. Wij beschrijven hier de genomen maatregelen.

Teneinde de impact van deze uitbraak op de continuïteit van onze dienstverlening, onze financiële positie en de veiligheid van onze medewerkers te beperken heeft GVB een Calamiteiten Team ingesteld dat de dagelijkse aansturing verzorgt van deze activiteiten en de informatievoorziening daarover aan de directie van GVB Holding NV. Onze primaire dienstverlening bestaat immers uit het verlenen van diensten op het gebied van openbaar vervoer en daaraan gerelateerde activiteiten in groot Amsterdam. GVB monitort haar kernprocessen dagelijks en zorgt ervoor dat de bemensing in overeenstemming is met de vraag naar openbaar vervoer en andere daaraan gerelateerde activiteiten.

Daarnaast staat GVB waar nodig in direct contact met haar leveranciers, die een rol spelen bij de uitvoering van onze primaire dienstverlening. Het Calamiteiten Team heeft maatregelen getroffen voor de veiligheid van onze medewerkers in de operatie en op kantoor. Ook heeft zij gezorgd voor middelen om al haar kantoormedewerkers in staat te stellen thuis te werken. Voor de medewerkers in de operatie zijn in overeenstemming met de landelijke maatregelen voor het OV in Nederland extra beschermende maatregelen getroffen.