Risicomanagement

We brengen daarom risico’s in beeld, komen met passende maatregelen en zorgen ervoor dat onze basisprocessen op orde zijn. Hierdoor kunnen we onze reizigers een betrouwbare service bieden, gekoppeld aan een voorspelbaar resultaat.

Risicomanagement hoort bij de reguliere bedrijfsvoering van GVB. De directie is eindverantwoordelijk voor een effectieve risicobeheersing. Risicomanagement geeft inzicht in de strategische, operationele, financiële en compliance-risico’s van GVB. Dit versterkt de basis voor besluitvorming en de uitvoering van de operatie. Het verantwoordelijk lijnmanagement treft beheersmaatregelen om onderkende risico’s te mitigeren. De beheersing van de belangrijkste risico’s en het resulterende risicoprofiel worden periodiek gerapporteerd aan het bestuur en de rvc.

Het risicomanagement en het interne beheerssysteem van GVB zijn gebaseerd op de richtlijnen van het Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).

De interne beheersystemen zijn gebaseerd op een resultaatgerichte processturing met controls om de grootste risico’s in de processen te beheersen. Cyclische beoordeling van de werking van deze controls leidt tot verbetering van de processen. Hiermee verankert GVB het risicomanagement in de uitvoering van de bedrijfsprocessen.

Figuur 1 Risicomanagementsysteem GVB

Risicobeleid

Het risicobeleid van GVB is gericht op het creëren van een transparante besluitvorming waarbij we onze risico’s in acht nemen en beheersen, passend bij de cultuur van GVB. Binnen het beleid heeft GVB een risicomatrix opgesteld om de omvang van risico’s in te schatten in termen van kans en effect. Op basis hiervan bepalen we de noodzaak en de urgentie om maatregelen te treffen op het risico. Alle risico’s samen, met hun actuele kans en effect, bepalen het risicoprofiel van GVB. Dit risicoprofiel moet door besluitvorming en uitvoering van maatregelen binnen gestelde grenzen blijven: de vastgestelde risicobereidheid.

Governancestructuur voor risicomanagement

De risicomanager en de directie stellen het risicobeleid op voor GVB. Bij besluitvorming weegt de directie de omvang van risico’s mee en ze bepaalt of GVB deze (in hun totaliteit) kan dragen. Het lijnmanagement treft maatregelen op risicovolle situaties (zowel binnen processen als projecten). Daarmee verkleint het lijnmanagement de impact van de actuele risico’s. De risicomanager ondersteunt hierbij zowel de directie als het lijnmanagement.

De afdelingen rapporteren hun risico’s in de kwartaalrapportages. De directie bepaalt jaarlijks de strategische risico’s van GVB, inclusief externe risico’s (zoals wijzigende wetgeving of beleid). De risicomanager consolideert het totaal van deze risico’s periodiek tot een integrale risicorapportage. Onderdeel hiervan is de toets of het risicoprofiel past binnen de risicobereidheid. Deze risicorapportage wordt besproken met de Auditcommissie van de rvc.

Proces

De afdelingen identificeren met behulp van de GVB-risicomatrix ten minste twee keer per jaar hun risico’s en stellen beheersmaatregelen vast. De uit te voeren maatregelen worden opgenomen in de jaarplannen, zodat de uitvoering is geborgd. De risicomanager ondersteunt de afdelingen en coacht ze.

Investeringen groter dan € 200.000 bespreekt de risicomanager met projectleider en de projecteigenaar. Bespreekpunten zijn een toets op de volledigheid van de risico-inschatting en de robuustheid van maatregelen. Het doel is een beter voorspelbaar projectresultaat.

Risicobereidheid

De risicobereidheid staat aan de basis van de risicomatrix van GVB. Het komende decennium heeft GVB te maken met een aantal grote veranderingen.

De Amstelveenlijn is recent opgestart en andere systeemsprongen zijn onderweg. Dit mechanisme schept kansen voor GVB, maar brengt tegelijkertijd nieuwe operationele risico’s met zich mee.

De coronapandemie toont de gevoeligheid van GVB voor grote maatschappelijke risico’s. De reizigersgroei is omgeslagen en geslonken tot 40% van het niveau 2019. Herstel op korte termijn wordt niet voorzien. De markconformiteitseisen verkleinen de interne reserves voor het opvangen van risico’s.

GVB zal de impact van beide veranderingen moeten opvangen. De belangrijkste verbetermaatregelen zijn een goede procesmatige inrichting van de operationele processen, de administratieve processen en de projecten. Enerzijds om risico’s zo veel mogelijk te voorkomen, en anderzijds om ze zo efficiënt mogelijk op te vangen als ze wel optreden. Daarmee moet er een positief verschil komen tussen risicobereidheid en het werkelijke risicoprofiel.

Belangrijkste gebeurtenis: corona-uitbraak

De uitbraak van het coronavirus in maart heeft een grote impact op de samenleving en ook op het gebruik van het openbaar vervoer in Nederland. GVB merkt de gevolgen hiervan met name in het dalende reizigersaantallen (60% minder dan in de vergelijkbare periode in 2019) en daarmee ook in dalende reizigersopbrengsten. De pandemie kan ook impact hebben op de veiligheid van onze medewerkers. We hebben in eerste instantie de focus gelegd op veilig vervoer voor onze reizigers en medewerkers, een veilige werkomgeving in bijvoorbeeld de werkplaatsen, en het in staat stellen van andere medewerkers om thuis te werken.

Inmiddels is duidelijk dat de pandemie tot zeker 2024 een negatief effect zal hebben op de reizigersaantallen. Dit raakt direct de winstgevendheid van GVB. We sturen daarom nadrukkelijk op kosten en uitgaven en het versoberen van de dienstregeling, dit laatste in overleg met Vervoerregio Amsterdam.

Kosten beheersen is ook risico’s beheersen. Daarbij kiest GVB voor het versterken van de processen en het optimaliseren van de interne procesketens. Dit zien we als belangrijke instrumenten om deze doelen te ondersteunen.