De missie van de compliancefunctie is GVB ondersteunen in het realiseren van zijn ambities. Daarmee draagt deze bij aan een integere organisatie en bedrijfscultuur. Een integere organisatie is een essentiële randvoorwaarde voor de bedrijfscontinuïteit. We bevorderen en bewaken een integere en beheerste bedrijfsvoering en bewaken de reputatie. GVB sluit hierbij aan bij de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.
Inzicht hebben in en beheersen van compliancerisico’s ondersteunt GVB bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Compliance is hierbij een samenspel tussen de diverse functionarissen binnen de organisatie. De verantwoordelijkheid voor het realiseren van compliance ligt bij het management en iedere medewerker, ondersteund door de compliance officer.
Privacy compliance
Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, die per mei 2018 van kracht is geworden. Deze is in de plaats is gekomen van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Van alle nagenoeg processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, zijn maatregelen vastgesteld die nog nodig zijn om aan de AVG te voldoen. De resterende kleinere processen worden begin 2019 afgerond. We hebben de privacyverklaringen op de website en intranet geactualiseerd om reizigers, zakelijke relaties en medewerkers te informeren over het verwerken van persoonsgegevens en hoe we ermee omgaan.
In 2018 is een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Deze functie is onder de nieuwe regelgeving verplicht voor vervoerbedrijven. De FG betreft een interne adviseur/toezichthouder die erop toeziet dat binnen de organisatie en de bedrijfsprocessen op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens wordt omgegaan.
Om te kunnen voldoen aan regelgeving op het gebied van pricacy is het belangrijk dat de medewerkers zich hiervan voldoende bewust zijn en daar vervolgens naar handelen. In 2018 zijn medewerkers regelmatig geïnformeerd over de voortgang en voorbereiding op de nieuwe wetgeving. Ook heeft 67% van de medewerkers een e-learning gevolgd om hun bewustwording en kennis hierover te vergroten.
Integriteit
Het is van groot belang dat reizigers, belanghebbenden en leveranciers vertrouwen hebben in GVB als organisatie. GVB heeft een aantal regelingen waarmee een veilig werkklimaat voor iedereen wordt gecreëerd. Het integriteitsbeleid bevat regels, maar ziet in het bijzonder toe op cultuur en gedrag. In 2018 hebben we bijzondere aandacht besteed aan de omgangsvormen tussen de reiziger en de GVB-medewerkers en de medewerkers onderling. Dit heeft een positieve invloed gehad op de samenwerking.
Gedragscode en richtlijnen voor medewerkers
Alle medewerkers van GVB behoren zich te gedragen overeenkomstig maatschappelijke normen en wet- en regelgeving. De basis van deze afspraken ligt vast in de GVB Gedragscode. Medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht en bespreken dit bij twijfel met hun leidinggevende(n) of raadplegen de compliance officer. Medewerkers van GVB hebben een actieve plicht om situaties waar integriteitsrisico’s ontstaan, te melden. De gedragscode wordt begin 2019 geactualiseerd. Daarnaast heeft GVB beleid opgesteld omtrent de samenwerking en omgang binnen GVB als er sprake is van privé-, familiaire- of vriendschappelijke relaties.
Alcohol- en drugsbeleid
Een veilige werkomgeving staat voorop. In de cao van GVB staan regels over alcohol en drugs, met nultolerantiebeleid als uitgangspunt. GVB kan het zich niet permitteren dat medewerkers onder invloed zijn van alcohol en drugs voorafgaand aan, tijdens of aan het eind van hun werk. Het alcohol- en drugsbeleid is in goed overleg met de ondernemingsraad vastgesteld en in februari 2017 geëvalueerd en aangepast.
Richtlijn gebruik social media
Naast de gedragscode geldt een richtlijn voor het gebruik van social media. Deze richtlijn is bedoeld om medewerkers te helpen social media goed te benutten en vervelende ervaringen te voorkomen. Communicatie gelieerd aan GVB wordt enkel en alleen verzorgd door de afdeling corporate communicatie.
Gedragslijn ‘Vermoeden van misstanden’
In de cao is de gedragslijn ‘Vermoeden van misstanden’ opgenomen. Het gaat daarbij om misstanden die van voldoende gewicht zijn, zoals strafbare feiten, grove schending van regels en regelgeving, en grote gevaren voor volksgezondheid, veiligheid of milieu, of het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. De medewerker is verplicht een serieuze aanwijzing van een misstand te melden bij de leidinggevende of het Meldpunt Integriteit. De melder wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als de medewerker te goeder trouw handelt en geen persoonlijk voordeel heeft bij de misstand of de melding ervan.
Richtlijnen geschenken en uitnodigingen
GVB heeft een geschenkenregeling waarin ook aandacht is voor omgaan met uitnodigingen. We registreren geschenken en uitnodigingen en hanteren duidelijke regels voor het mogen aannemen en moeten weigeren van geschenken of uitnodigingen. In het geval van onderhandelingen wordt het zeer afgeraden geschenken, uitnodigingen of contant geld aan te nemen. Bij twijfel kunnen medewerkers advies vragen bij de leidinggevende of de compliance officer.
Meldpunt Integriteit
GVB heeft een Meldpunt Integriteit waar (vermoedens van) integriteitschendingen kunnen worden besproken en gemeld. Iedere medewerker van GVB kan hier terecht. Bij concrete vermoedens kan het meldpunt de directie adviseren een integriteitsonderzoek te starten. Dit heeft in 2018 een aantal malen plaatsgevonden.
Bij de introductie van nieuwe medewerkers geven we aandacht aan de onderwerpen integriteit, cultuur en gedrag. Voor nieuwe leidinggevenden verzorgt de compliance officer een workshop integriteit. Doelstelling is het stimuleren van integer gedrag en het bevorderen van een integere bedrijfscultuur, waaronder bewustwording van compliancerisico’s.
De compliance officer verschijnt op verzoek in werkoverleggen. De officer kan nadere toelichtingen geven of een workshop over gedrag en cultuur verzorgen. Doel is dat GVB zo proacatief stuurt op gewenst gedrag.
Incidentenloket
Het Incidentenloket staat medewerkers bij in het strafproces, nadat ze aangifte hebben gedaan van zaken als belediging, bedreiging, agressie, geweld en overvallen. Zo helpt het Incidentenloket de medewerkers bij het vorderen van materiële en immateriele schade en gaat een medewerker van het loket mee naar de rechtbank. Het loket legt uit hoe een strafproces verloopt en managet de verwachtingen van de slachtoffer-medewerkers door alle mogelijke uitkomsten van een proces te bespreken.
Het Incidentenloket - een waardevolle partner voor GVB, zijn medewerkers en het Openbaar Ministerie - onderhoudt goede contacten met collega’s van onder andere NS en RET, en bespreekt met hen bepaalde zaken en vorderingen inhoudelijk. Daarnaast is het loket betrokken bij opleidingen door de Slachtofferhulp Academy. Dankzij de professionele samenwerkingen lukt het ons steeds beter resultaat te boeken.
