Compliance
Een integere organisatie en bedrijfscultuur zijn essentieel voor de bedrijfscontinuïteit van GVB. Onze compliancefunctie bevordert en bewaakt de integriteit en beheerste bedrijfsvoering. We sluiten hiermee aan bij de Nederlandse Corporate Governance Code 2016.
Inzicht hebben in en het beheersen van compliancerisico’s ondersteunt GVB bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Compliance is hierbij een samenspel tussen de diverse functionarissen binnen de organisatie. De compliance officer ondersteunt het management en de medewerkers van GVB bij het realiseren van compliance.
Zorgvuldig omgaan met privacy
GVB vindt het belangrijk dat iedere medewerker zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. Reizigers, zakelijke relaties en medewerkers worden via de privacyverklaringen op de website en het intranet geïnformeerd over hoe we dat doen.
Om te voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is het belangrijk dat de medewerkers zich voldoende bewust zijn van het belang ervan en daar vervolgens naar handelen. Medewerkers worden regelmatig geïnformeerd over de wetgeving. Ook heeft 69% van de medewerkers een e-learning gevolgd om hun bewustwording en kennis hierover te vergroten.
De functionaris Gegevensbescherming van GVB ziet erop toe dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Deze functie is onder de AVG verplicht voor vervoerbedrijven.
Integriteit
We vinden het belangrijk dat reizigers, belanghebbenden en leveranciers vertrouwen hebben in onze organisatie en dat er een veilig werkklimaat is voor iedereen bij GVB. Dit is in diverse regelingen bij GVB vastgelegd, waaronder het integriteitsbeleid. Dit beleid ziet in het bijzonder toe op het creëren en realiseren van de gewenste cultuur en bijbehorend gedrag. Bij de introductie van nieuwe medewerkers geven we aandacht aan integriteit, cultuur en gedrag. Voor nieuwe leidinggevenden verzorgt de compliance officer een workshop integriteit. Hiermee stimuleren we integer gedrag en een integere bedrijfscultuur en vergroten we de bewustwording van compliancerisico’s. De compliance officer geeft op verzoek in werkoverleggen toelichtingen of workshops over gedrag en cultuur. Hiermee stuurt GVB proactief op gewenst gedrag.
Melden van incidenten
GVB heeft een Meldpunt Integriteit waar medewerkers (vermoedens van) integriteitschendingen kunnen bespreken en melden. Bij concrete vermoedens kan het Meldpunt de directie adviseren een integriteitsonderzoek te starten. In 2019 werden in totaal 53 incidenten gemeld, tegen 74 in 2018. Hoewel het aantal meldingen over ongewenst gedrag terugliep van 24 in 2018 naar 16 in 2019, blijven we hier aandacht voor hebben, omdat er nog steeds ongewenste situaties voorkomen. Ook van diefstal werd verhoudingsgewijs veel melding gemaakt, zowel in 2018 als 2019. Komend jaar zal hier extra aandacht voor zijn.
Vertrouwenspersoon
Medewerkers kunnen een beroep doen op een van drie vertrouwenspersonen binnen GVB als ze te maken hebben met ongewenst gedrag. In 2019 is 21 keer een vertrouwenspersoon ingeschakeld (tegenover 16 in 2018). Komend verslagjaar breiden we het aantal vertrouwenspersonen bij GVB uit naar in totaal zes.
Gedragscode en klokkenluidersregeling
Alle medewerkers van GVB behoren zich te gedragen overeenkomstig maatschappelijke normen en wet- en regelgeving. De afspraken hierover liggen vast in de GVB Gedragscode. Medewerkers zijn verplicht om integriteitsrisico’s of -situaties te melden. Zij kunnen bij twijfel hun leidinggevende of de compliance officer raadplegen. De gedragscode is in 2019 geactualiseerd en wordt in 2020 via HR-projecten opnieuw onder de aandacht gebracht. Ook heeft GVB een klokkenluidersregeling die is opgenomen in de cao.
Andere richtlijnen
- GVB heeft beleid opgesteld over samenwerking en omgang binnen GVB bij privé-, familiaire of vriendschappelijke relaties.
- In de cao van GVB staan regels over alcohol en drugs, met een nultolerantiebeleid als uitgangspunt.
- Met de 'richtlijn Social Media' helpen we medewerkers om social media goed te benutten en vervelende ervaringen te voorkomen. Communicatie namens GVB wordt alleen verzorgd door de afdeling Corporate Communicatie.
- In de cao staat de 'gedragslijn Vermoeden van misstanden'. Het gaat daarbij om strafbare feiten, grove schending van regel- en wetgeving en grote gevaren voor volksgezondheid, veiligheid of milieu, of het bewust achterhouden van informatie hierover. Medewerkers zijn verplicht serieuze aanwijzingen van misstanden te melden.
- GVB heeft ook een richtlijn voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen. In 2019 onderzochten we of medewerkers voldoende bekend zijn met de regeling en of de regeling wordt nageleefd. Hoewel er geen noemenswaardige incidenten waren, concluderen we dat de regeling duidelijker kan en opnieuw onder de aandacht gebracht moet worden.
Meer over de Gedragscode en andere richtlijnen staat op onze website.
Incidentenloket
Het Incidentenloket staat medewerkers bij in het strafproces nadat ze aangifte hebben gedaan van zaken als belediging, bedreiging, agressie, geweld en overvallen. Zo helpt het Incidentenloket de medewerkers bij het vorderen van materiële en immateriele schade en gaat een medewerker van het loket mee naar de rechtbank. Het loket legt uit hoe een strafproces verloopt en managet de verwachtingen van de slachtoffer-medewerkers door alle mogelijke uitkomsten van een proces te bespreken.
Het Incidentenloket – een waardevolle partner voor GVB, de medewerkers en het Openbaar Ministerie – onderhoudt goede contacten met collega’s van onder andere NS en RET en bespreekt inhoudelijk met hen bepaalde zaken en vorderingen. Daarnaast is het loket betrokken bij opleidingen door de Slachtofferhulp Academy. Dankzij professionele samenwerking lukt het ons om steeds betere resultaten te boeken.